SOMMAIRE

 

1. Présentation de la base de données BDOFF                                                                  2

1.1. Le projet BDOFF en janvier 2000 : objectif et contenu                                         2

1.2. Structure de la base                                                                                                     2

1.3. Prise en charge de la mise à jour et maintenance                                                 2

 

2.   Accès à la base en mode utilisateur                                                                              3

2.1.   Lancer l’application                                                                                                    3

2.2.    Ouvrir la base BDOFF                                                                                                4

2.3.   Sortir de la base                                                                                                          4

 

3.   Guide de recherche (profil bureau et utilisateur)                                                       5

3.1. La recherche guidée                                                                                                     5

3.1.1.Recherche monocritère par liste d’index                                                      5

3.1.2. Troncature                                                                                          7

3.1.3. Recherche multicritères                                                                          9

3.1.4. Recherche avec liste alphabétique                                                          12

 

4.   Guide de création des notices (profil bureau)                                                           14

4.1. Accès à la base                                                                                                           14

4.2. Saisie et enregistrement de nouvelles notices                                                    14

4.2.1. Passer en mode Création : généralités                                                     14

4.2.2. Saisir des notices dans BDOFF                                                               14

 

5.   Modification                                                                                                                      19

5.1.   Modification simple                                                                                                  19

5.2.   Modification multiple                                                                                                19


 

 

1.     Présentation de la base de données BDOFF

 

1.1. Le projet BDOFF en janvier 2000 : objectif et contenu

BDOFF est une base de données générée par le progiciel TAURUS et créée le  28 janvier 2000.

 

Il s’agit d’un projet de gestion des offres d’emploi parvenant au bureau de le Direction des Ressources Humaines de l’ Ecole de Bibliothécaires Documentalistes, mais aussi sélectionnées dans les bulletins d’annonces disponibles à l’Ecole.

 

Elle sera utile au personnel de la DRH et aux élèves de l’école à la recherche d’emploi :

-          pour le personnel : gestion simplifiée d’un fichier volumineux

 

-          pour les élèves qui pourront la consulter en libre service sur un poste réservé : un accès plus rapide et organisé à des offres qu’ils pourront sélectionner selon différents critères

 

1.2. Structure de la base

 

A cet effet, la base est pourvue est de deux profils d’utilisation :

·         un premier pour le personnel de la DRH appelé BUREAU qui sert à la saisie et aux modifications (création, modification et suppression)

·         un second appelé UTILISATEUR qui sert à la consultation (recherche guidée et affichage)

 

Donc pour un usage partagé de la base[1] :

·         les documentalistes devront choisir la vue BUREAU

·         Le poste de consultation ne donnera accès qu’à la vue UTILISATEUR

 

 

1.3. Prise en charge de la mise à jour et maintenance

 

La personne ayant crée cette base est également chargée de sa mise à jour (élimination des offres pourvues) et de son alimentation quotidienne ou hebdomadaire (au maximum).

 

La maintenance, c’est-à-dire, la modification éventuelle des lexiques, des rubriques lui revient également.

 

La maintenance informatique est assurée par le service informatique de l’Ecole

 

 

 

2.     Accès à la base en mode utilisateur[2]

2.1. Lancer l’application

Pour lancer l’application, procéder de la manière suivante :


Cliquer sur l'icône Taurus du bureau ou Démarrer è Programmes èTaurus èTaurus

 


2.2. Ouvrir la base BDOFF

·         Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir une base puis sélectionnez  BDOFF.BDB dans la boîte de dialogue.

·         Cliquez sur OK ou sur la touche Entrée

·         Saisissez le mot de passe:  WOLFI

 

2.3.          Sortir de la base

·         Dans la barre de menu cliquez sur Quitter ou dans le menu Fichier, choisir Quitter

Confirmer les messages          

 

3.      Guide de recherche (profil bureau et utilisateur)

3.1. La recherche guidée

·         Elle s’effectue sur les rubriques indexées (leur intitulé est précédé d’une astérisque) de la fiche descriptive

Les rubriques interrogeables :   Numéro offre

                                                    Date offre

                                                    Nom de la société

                                                    Ville

                                                    Pays

                                                    Secteur d’activité

                                                    Nature du poste

                                                    Nature et durée du contrat

                                                    Profil

                                                    Missions

                                                    Langue

                                

 

·         Pour débuter cette recherche cliquez sur RechercheèGuidée sur rubriques ou sur l’icône figurant une grosse paire de jumelles.

 

·         Vous pouvez alors effectuer votre recherche de différentes manières selon votre objectif :

 

3.1.1.  Recherche monocritère par liste d’index

 

Définition :   Vous ne saisissez par le terme d’interrogation, mais utilisez un terme figurant dans une des fiches saisies en l’important depuis la liste d’index correspondant à cette rubrique.

Exemple :    vous cherchez des offres d’emploi pour lesquelles l’anglais est une langue indispensable

Procédure : * Positionnez le curseur dans la rubrique Langue, puis cliquez sur Outils è Liste d’index ou sur l’icône représentant une liste numérotée avec une paire de lunettes.

 

 

 

 


 

 


* Une liste de termes apparaît, choisissez alors anglais puis cliquez sur OK : ce terme est exporté vers la rubrique

 

* Validez votre requête en cliquant sur le sigle en bas de l'écran ü

 

* En réponse s’affiche  une première offre pour laquelle l’anglais est indispensable,

En bas de l’écran , vous avez le nombre d’offres similaires dans la base et vous pouvez les consulter en cliquant sur les flèches4343

 

 


 


* Pour une nouvelle requête, cliquez sur les jumelles

 

3.1.2. Troncature

 

Définition :   le signe « * » permet de remplacer une chaîne de caractères ; on l’emploie notamment pour rechercher les diverses formes grammaticales d’un mot

 

Exemple :    vous cherchez tous les emplois en CDD proposés quelle que soit leur durée 3, 6 mois

 

Procédure : * Positionnez le curseur dans la rubrique Nature et durée du contrat, tapez « CDD* » sans espace entre le D et l’* et validez ü

.

                   * résultats : vous obtenez 3  notices incluant les CDD de 3, 6 mois, ceux pour lesquels il est spécifié qu’il s’agit d’un congé de maternité, ceux qui sont renouvelables…

                  

 

 


 

 

 


 

 

 

 


3.1.3. Recherche multicritères

 

Définition :   Elle suppose la mise en œuvre d’opérateurs booléens qui permettent de combiner plusieurs critères de recherche et par conséquent d’affiner celle-ci.

 

Lors d'une recherche guidée sur rubriques, seuls les opérateurs ET, OU, SOIT sont accessibles

 

         ET : tous les critères de recherche sont présents dans la même fiche, le ET est l’opérateur par défaut de la vue UTILISATEUR

 

OU : au moins un critère de recherche est présent dans la fiche.

-           

SOIT : un seul des critères de recherche est présent dans la fiche.

 

La recherche guidée sur rubriques permet l'usage d'un seul opérateur à la fois dans la même recherche.

 


 

 

 

 


1er exemple : vous recherchez un emploi dans le secteur de l'agroalimentaire qui soit un

CDD

 

Procédure : *         positionnez le curseur dans la rubrique Secteur d’activités, puis cliquez

 Sur Outils è Liste d’index ou sur l’icône représentant une liste numérotée avec une paire de lunettes. Sélectionnez AGROALIMENTAIRE et cliquez sur OK

*   positionnez le curseur dans la rubrique Nature et durée du contrat, procédez de même et choisissez CDD dans la liste d'index. Cliquez sur OK

 

*   Validez ü

 

 


 

 

 

 


2eme exemple : vous recherchez un emploi dans le secteur d’activité Finance ou nouvelles

 technologies

 

Procédure :  * positionnez le curseur dans la rubrique Secteur d’activités, puis cliquez sur Outils è Liste d’index ou sur l’icône représentant une liste numérotée avec une paire de lunettes

mais, lors de l’accès à la liste d’index, prenez l’option Laisser la fenêtre ouverte pour garder son affichage à l’écran, qu’elle que soit la rubrique concernée.

             

* importez dans la rubrique Secteur d’activités  Finance

                      

* importez dans la rubrique Secteur d'activités Nouvelles technologies

* cliquez sur l’opérateur OU, validez ü

 

 


 

 


Vous constatez en bas de l'écran que 2 dossiers ont été trouvés, un pour nouvelles technologies et un pour finance

 

 

3.1.4. Recherche avec liste alphabétique

 

Des listes alphabétiques sont liées aux rubriques Secteur d’activités et Nature du poste.

 

Nature du poste

Il s’agit d’une liste alphabétique simple: les principaux emplois-types du métier ont

été  inscrits dans cette liste au moment de la création de la base; elle sert à la saisie des notice et à la recherche

 

 

Secteur d'activités

Il s'agit d'une liste alphabétique hiérarchisée. Entre plusieurs termes équivalents (ou synonymes), le thesaurus privilégie un terme, appelé descripteur. Les autres termes (non préférentiels) sont dits termes équivalents.

 

Vous choisissez d'utiliser systématiquement le terme communication plutôt que presse. La relation est représentée dans le thesaurus par un renvoi d'un terme à l'autre :

Communication employé pour :presse         

Presse employez : communication.

 

 

 Procédure et exemple de la liste ACT:

* Sélectionnez une rubrique associée à une liste de vocabulaire : un code s'inscrit

entre parenthèses à la suite de son libellé. ACT pour Secteur d'activités et POST pour Nature du poste

 

* cliquez dans la barre de menu sur Administration èGestion du vocabulaireèListe alphabétique

 

* Sélectionnez le terme voulu puis cliquez sur Exporter. Le terme apparaît dans la rubrique; s'il s'agit d'un non descripteur, son terme générique sera automatiquement utilisé au moment de la validation.

 

 

 

Remarques :

* La barre de titre de la fenêtre rappelle :

                            le nom du thesaurus courant  ACT suivi de la mention INDEX THESAURUS,

                            la mention 75 clés indique le nombre de termes contenus dans le thesaurus.

 

* Généralement les descripteurs sont en majuscules et les termes équivalents ou synonymes sont en minuscules.

 

 

 

 


 

.

 

 

4.      Guide de création des notices (profil bureau) [3]

4.1. Accès à la base

 

Rappel : la saisie et la modification des notices ne peut être effectuée qu’à partir de la vue BUREAU

 

 

Pour lancer l’application, procéder de la manière suivante :

Cliquer sur l'icône Taurus du bureau ou Démarrer è Programmes èTaurus èTaurus

 

Puis :

·         Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir une base puis sélectionnez  BDOFF.BDB dans la boîte de dialogue.

·         Cliquez sur OK ou sur la touche Entrée

·         Saisissez le mot de passe:  WOLFI

 

 

4.2. Saisie et enregistrement de nouvelles notices

4.2.1. Passer en mode Création : généralités

·         Cliquez sur Mise à jourèCréer des dossiers ou sur l’icône correspondant

La barre de titre indique que l’on se trouve en mode création

 

·         Positionnez le curseur dans les rubriques à remplir et saisissez les données

Pour changer de rubriques, utilisez la tabulation ou la souris

 

·         Pour une saisie plus rapide et plus fiable :

 

è Utilisez l’option : Incrémentation automatique

 

Définition :   cette fonction permet d’augmenter automatiquement une valeur numérique d’une notice à l’autre 

Utilisation : pour la rubrique Numéro offre

Procédure : cliquez dans la rubrique n°offre

Dans la barre de menu, cliquez sur Mise à jour èsaisie automatiqueèincrémentation

Une fenêtre de dialogue s’ouvre, dans laquelle vous saisissez le chiffre de la première notice que vous saisissez ; s’il s’agit de 1, cette fiche aura le n°1 et la suivante aura automatiquement le n°2.

        

         è Utilisez l’option : Valeur par défaut

 

Définition :    cette fonction permet de garder une ou plusieurs valeurs d’une fiche à l’autre

Utilisation :   la plupart des offres d’emploi sont en France, cette option est donc utile pour la rubrique pays.

 

Procédure : saisissez  « France » dans la rubrique Pays puis surligner le mot.

Cliquez sur Mise à Jour èSaisie automatiqueèValeur(s) par défaut

 

         è Utilisez les lexiques ou listes alphabétiques qui servent au contrôle de saisie

 

Définition :   liste prédéfinies lors du paramétrage de la base pour les rubriques Secteur d’activité et Nature du poste

 

Procédure :  positionnez le curseur dans la rubrique concernée puis cliquez sur Administration ègestion du vocabulaire èliste alphabétique

                   Choisissez alors le terme qui convient et sur Exporter

                   Le terme s’affiche alors dans la rubrique

4.2.2. Saisir des notices dans BDOFF

 

Prenons l’exemple d’une offre telle qu’elle arrive à la DRH. Voici les instructions nécessaires pour effectuer sa saisie dans la base. Ces consignes peuvent s’appliquer sans problèmes à toutes les offres.

 

 

D’une manière générale, respecter la majuscule en début de phrase ; toutefois, pour faciliter la saisie et éviter bruit et silence lors des recherches, le respect des majuscules et minuscules n’est obligatoire pour aucune rubrique.

 

Premier écran :

 

Rubrique

 

Caractéristiques

 

Consignes de saisie

 

NUMERO OFFRE

 

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         caractères max

·         indexé par mots-clés

 

 

Utiliser l’incrémentation automatique

Numéroter 1, 2,... et non 01, 02...

 

 

 

Ex : 1

DATE OFFRE

 

·         Date

·         Saisie obligatoire

·         Indexé par mots-clés

 

Taper JJ les 3 lettres du mois AAAA

 

Ex : 12 mar 2000

SECTEUR ACTIVITE

 

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         Liste alphabétique ACT

·         35 carac. Max

 

 

Utiliser la liste alphabétique  ACT

Tapez en MAJUSCULES

 

 

 

 

Ex : EDUCATION

 

NATURE DU POSTE

 

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         Liste alphabétique POST

·         30 carac. Max

 

 

Utiliser la liste alphabétique POST

Tapez en MAJUSCULES

 

 

 

 

Ex : BIBLIOTHECAIRE

 

NATURE ET DUREE DU CONTRAT

 

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         35 carac. Max.

·         Indéxé par mots-clés

Utilisez de préférence les majuscules pour CDD et CDI

Séparer la durée par un /

Si cela n’est pas spécifié dans l’offre, écrire « Non précisé »

 

Ex : CDI

REMUNERATION

 

·         Alphanumérique

·         Saisie facultative

·         Non indexé

 

Laisser en blanc s’il n’y a aucune indication

 

 

Ex :

LANGUE

 

·         Alphanumérique

·         Saisie facultative

·         Non indexé

 

Laisser en blanc s’il n’y a aucune indication de langue obligatoire dans l’offre

 

 

Ex  : Anglais
PROFIL

 

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         Indexation par texte

·         Pas de limite de caractères

·         Ascenseur

 

 

Ecrire le texte dans un style opérationnel (voir copie d'écran)

MISSIONS

 

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         Indexation par texte

·         Pas de limite de caractères

·         Ascenseur

Aller à la ligne pour chaque mission distincte (voir copie d'écran)

 

 

Passer au deuxième écran en cliquant sur page 2 en bas de l’écran

 

 

Deuxième écran :

NOM DE LA SOCIETE

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         30 carac max

·         indaxtion par le texte

·         Saisir le nom en toute lettre, développer les sigles si nécessaire

·         Préciser ici le service s’il est connu

 

·         Ex : Fondation Nationale des Sciences politiques

CONTACT

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         Non indexé

·         Saisir le prénom puis le nom

·         Majuscules initiales seulement

·         Préciser si on le sait madame ou mademoiselle

·         Préciser ici la fonction de la personne si elle est connue

 

·         Ex : Caroline Saceda, DRH

ADRESSE

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         Non indexé

·         Numéro, rue

·         S’il s’agit d’une boîte postale l’indiquer ici

 

·         Ex : 27, rue Saint Guillaume

CODE POSTAL

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         Non indexé

 

·         Pas de consigne particulière; on peut inclure des lettres si nécessaire (pays étrangers)

 

·         Ex : 75 337

VILLE

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         Indexé par mots-clés

·         20 carac max

 

 

·         Nom de la ville et cedex s'il en existe un

 

 

 

 

 

Ex :  Paris Cedex 07

PAYS

·         Alphanumérique

·         Saisie obligatoire

·         Indexé par mots-clés

·         15 carac max

 

 

 

 

 

 

Ex :France

TELEPHONE

·         Alphanumérique

·         Saisie facultative

·         Séparer les groupe de chiffres par des points

·         On peut utiliser les ( ) pour les indicatifs

 

·         Ex :

FAX

·         Alphanumérique

·         Saisie facultative

 

·         Séparer les groupe de chiffres par des points

·         On peut utiliser les ( ) pour les indicatifs

 

·         Ex :

EMAIL

·         Alphanumérique

·         Saisie facultative

 

 

 

Passer à la notice suivante en validant ü.

 

Si une rubrique obligatoire n’est pas remplie, un message bloque la validation.

 

Les rubriques de la notice suivante s’affichent.

 


 


 

 


5.      Modification

 

Rappel : La modification d’une notice ne peut intervenir qu’en mode recherche, donc cliquez sur les jumelles (gauche)

ou dans le menu sur recherche

 

5.1.          Modification simple

·         Pour intervenir sur une seule notice, rappeler celle-ci par un critère connu en faisant une recherche dans une des rubriques

·         Puis, lorsque la notice est affichée, cliquez dans le menu sur Mise à jour è Modifier les dossiers en cours

ou sur l’icône se trouvant en bas de l’écran et figurant un crayon.

·         Effectuez les modifications et validez ü

 

 

5.2.          Modification multiple

·         Elle permet d’intervenir sur plusieurs notices comportant la même donnée à modifier

·         Rappeler une notice par une recherche

·         Cliquez sur Mise à jour èModification multiple sur rubrique

 



[1] Dans notre cas, l’affichage des fiches se fait automatiquement sur la vue Bureau

[2] Les commandes de menus sont en gras, les mots à saisir sont en italique ex :

[3] Partie à séparer du manuel pour l'exemplaire qui sera mis à disposition du public.